Persoonsgegevens verwerken als student: wat mag wel en wat niet?

Gebruik je een formulier om iets te organiseren voor je studie? Of verzamel je gegevens van klasgenoten voor een project of event? Grote kans dat je dan bezig bent met persoonsgegevens verwerken. Misschien zonder dat je het doorhebt.

Maar let op: zodra je persoonsgegevens verwerkt, ben je – ook als student – verantwoordelijk. Wat mag wel, wat moet je regelen, en hoe zit dat precies met toestemming? In deze blog leggen we het je uit, in gewone mensentaal. Zodat jij zonder zorgen én professioneel te werk kunt gaan.

Wat betekent persoonsgegevens verwerken eigenlijk?

Laten we beginnen bij het begin: persoonsgegevens verwerken betekent dat je iets doet met informatie over iemand anders. Denk aan verzamelen, opslaan, ordenen, wijzigen, delen of zelfs verwijderen van gegevens zoals:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Studentnummer
• Locatie
• IP-adres
• Foto’s

Zodra je iets met die gegevens doet – ook al is het maar tijdelijk of voor een goed doel – ben je officieel aan het verwerken. En dan gelden de regels van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Wanneer krijg je hiermee te maken als student?

Vaker dan je denkt. Bijvoorbeeld als je:

• Een online inschrijfformulier maakt voor een activiteit
• Een groepslijst aanlegt in een app
• Foto’s deelt van een event op social media
• Een enquête verstuurt voor je scriptie
• Informatie opslaat in een gedeeld document

Zolang de gegevens tot een persoon te herleiden zijn, ben jij verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking.

Vijf vragen die je jezelf moet stellen voor je persoonsgegevens verwerkt

Waarom heb ik deze gegevens nodig?
Vraag alleen om informatie die je echt nodig hebt. Is een naam genoeg? Of heb je ook een telefoonnummer nodig? Elk extra gegeven dat je verzamelt, vergroot het risico bij verlies of misbruik.

Heb ik toestemming?
Toestemming moet bewust en vrijwillig gegeven worden. Niet verstopt in kleine lettertjes, maar duidelijk. En mensen moeten ook nee kunnen zeggen zonder dat dat nadelige gevolgen heeft.

Wat doe ik met de gegevens?
Wees transparant. Vertel waarvoor je de gegevens gebruikt, hoe lang je ze bewaart, en of je ze met anderen deelt. Bijvoorbeeld in je formulier of uitnodiging.

Hoe sla ik ze op?
Gebruik veilige tools, beperk de toegang, en bescherm documenten met een wachtwoord. Gebruik liever geen openbare spreadsheets of onbeveiligde apps.

Wanneer verwijder ik ze weer?
Verzamel niet voor de eeuwigheid. Gegevens die je niet meer nodig hebt, moet je wissen. Beter voor je digitale hygiëne – én verplicht volgens de AVG.

Persoonsgegevens verwerken? Dit mag dus niet

• Een lijst met namen en e-mails doorsturen naar iedereen in de klas
• Foto’s delen zonder dat je vooraf toestemming hebt gevraagd
• Gegevens gebruiken voor een ander doel dan waarvoor je ze verzameld hebt
• Alles onbeveiligd opslaan in de cloud zonder toegangscontrole. Zorg dat je mensen serieus neemt. Het zijn hún gegevens, jij bent alleen tijdelijk beheerder.

Bewust persoonsgegevens verwerken is een skill

Als student krijg je steeds vaker te maken met digitale tools, apps en gegevensverwerking. Of je nu een project organiseert, een scriptie schrijft of in een studentenbestuur zit – bewust omgaan met persoonsgegevens hoort daar gewoon bij. Het laat zien dat je zorgvuldig werkt, andermans privacy respecteert én dat je professioneel denkt.

Wil je in één oogopslag zien wat wel en niet mag?

Download dan de privacy-poster van Cybersave Yourself en hang ‘m op in je projectgroep, werkgroep of studentenhuis – als geheugensteuntje voor iedereen die met persoonsgegevens werkt.